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建筑行业:电子签名在招投标、供应链、人事管理、内部文件用印等场景的具体应用

建筑行业   2021-12-15
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近年来,国务院、发改委等政府机关多次提出,以电子签名、电子签章技术推动招投标全流程电子化。


除招投标外,建筑行业还有供应链采购、人力资源管理等各类用章场景,往往印章种类众多、管控复杂、异地用章频繁。


e签宝拥有线上+线下一体化的电子签解决方案,助力建筑行业数字化建设迈入新阶段。


招投标场景


全程电子化,免UKey更便捷


 用印场景:

集团线上招投标采购平台盖章;线上的交易平台盖章。

 痛点:


1

Ukey硬件使用不便

传统电子招投服务需要用户在电子招投标平台申请购买Ukey,用户使用Ukey证书身份认证登录标书制作工具,容易出现损坏、续期、补办、变更等操作。


2

兼容环境难以适配


介质兼容性差,每家厂商对操作系统、浏览器存在不同条件的要求,导致无法顺利投标。


3

标书保密性存在质疑


标书寄送中容易出现泄密掉包,线上开标前标书无法保证进行过加密处理。



e签宝解决方案


“招签宝”e签宝为企业招投标场景打造的专属解决方案


用户通过手机等移动端设备,扫码即可完成数字证书(代表用户在网络环境中的数字身份)办理、安全登录交易、标书签章、标书加密/解密等操作。


无需UKey,即买即用,适合大型集团化企业的电子签章基建平台,更加契合集团内部信息化建设的理念。



具体应用流程


1

初次使用时,企业通过支付宝小程序完成个人、企业实名认证。


2

认证通过后,添加企业印章或法人章,设置专属PIN码。


3

在标书文件中加盖公章,使用PIN码进行加密,生成本地化加密标书。

生成加密标书


4

开标时,在服务端进行电子标书解密。

服务端标书解密


5

中标后,与企业完成合同签署。

文件盖章



方案优势


1


无需前期投入成本,无需UKey,无需安装驱动,通过支付宝小程序、微信小程序、e签宝APP等即买即用。


2


对接多家CA,在线即可完成身份认证、证书申领、文件盖章与签署等操作,将原本需要耗费数日之久的文件签署环节,压缩到只需几十秒,大幅提升业务效率。


3


通过秘钥拆分、协同运算等技术,实现标书文件在本地加密,在服务端解密,从而规避了标书泄漏风险。


投标文件客户端加密原理


加密文件服务端解密原理


4


招投标全流程操作、数据均可实时上链存证,便于回溯。杜绝身份造假、数据篡改、行为抵赖等问题。


供应链采购场景


在线协同,采购合同高效签


 用印场景:

分包合同、物资采购合同和设备租赁合同等场景。

 痛点:


1

合同签署周期较长


纸质合同经过层层审批、往来邮寄等环节,签署周期长,采购效率低,影响业务进度。


2

难以规避潜在风险


建筑行业采购合同往往涉及金额较大,纸质合同无法规避代签冒签、萝卜章、合同篡改等风险,可能造成巨大损失。


3

业务数据难以管理


上下游供应链不断变化,纸质合同归档后在业务系统难以提取相关数据,管理统计难度巨大。



e签宝解决方案


天印混合云电子签章软件产品,内部用户使用本地部署的电子签章服务,外部客户使用公有云签署服务,适合具有更高数据安全和数据本地化需求的大型集团公司等。


具体应用流程


1

企业采购管理员工在业务系统填写采购信息,发起签署,企业自动盖章,e签宝通过短信、邮件等方式通知供应商签署。


2

供应商管理人员接到通知查看合同,首次签署需先进行个人和企业实名认证,并完成意愿认证,在线签署合同。


3

供应商签署后,文件将自动归档到业务系统,便于检索、查看或下载。合同签署信息可同步进行数据存证。


采购合同签署流程



方案优势


1


显著缩短合同签署周期,提升供应链协同效率。


2


支持定制化需求,文件不出本地,外部用户可以拥有e签宝的标准SaaS服务,解决外部用户对数据保存公平性的疑虑。


3


严格遵照中国电子签名法进行流程设计,充分保证签署完成的文件具有法律效力。


4


签署流程自动存证,e签宝提供第三方证据报告、司法鉴定报告、公证书、网络仲裁、第三方调解、律师咨询等法律服务。


人力资源管理场景


智能管理,劳动合同批量签


 用印场景:

集团性人力资源场景,如劳动合同、入职通知书、竞业协议、保密协议、离职证明等。

 痛点:


1

文件签署量巨大


员工入职需签署入职通知书、劳动合同、保密协议等各类文件,入职高峰期时,HR人员工作量巨大,入职效率低。


2

难以规避潜在风险


纸质劳动合同异地签署时,难以规避代签、冒签、合同篡改等潜在风险。


3

纸质合同管理低效


海量纸质文件的整理、归档、保存成本巨大,检索、查阅与管理低效,存在易丢失、易损毁等难点。



e签宝解决方案


针对人力资源场景文件种类众多、签署量大的特性,e签宝的天印电子签章系统提供丰富的合同模板、批量化签署等功能,并可通过API接口结合到企业内部的电子合同的拟定、签署、执行、作废等环节,更适应大型企业内部的管理模式。



具体应用流程-入/离职文件签署


1

员工办理入/离职手续,HR人员在办公系统中填写信息,发起签署。


2

员工接到通知查看待签署的合同,首次签署需先进行实名认证,并通过短信等方式进行意愿认证,随后完成各类入/离职合同文件的签署。


3

员工签署完成后,签署后文件会到HR人员,HR人员检查无误后完成签署。


4

签署后的文件,员工可以在HR系统中查看签署后的合同,合同签署信息可存证到e签宝开放服务。


入/离职文件签署流程


具体应用流程-证明类文件签署


1

员工在OA系统发起证明文件流程审批。


2

HR确认证明文件内容,内部管理者审核业务流。


3

审核通过后,系统调用e签宝电子签名服务,完成电子证明文件签署。


4

业务系统展示签署完成的文件,可供员工查看和下载。


证明类文件签署流程



方案优势


1


模板、批量化等功能大大减轻HR工作量,提升人力资源管理效率。


2


支持定制化需求,可提供纯本地化或混合云签署模式,文件不出本地,员工可采用e签宝的标准SaaS服务,解决数据保存的公平性问题。


3


严格遵照中国电子签名法进行流程设计,充分保证签署完成的文件具有法律效力。


4


e签宝提供完整的闭环法律服务,包括第三方证据报告、司法鉴定报告、公证书、网络仲裁等,帮助企业规避用工纠纷。


内部用印场景


物电一体化管理


 用印场景:

工程类审批文件、内部领导会签、集团内部发文、异地用印公章外带、各地分支机构商务签约。

 痛点:


1

鲜章制作不便


企业需持法人身份证、营业执照、税务登记证等众多材料登记备案,并到指定的地点刻章,制章过程费时费力。


2

印章众多难管理


企业印章种类众多,且部分印章在各地分支机构存放。面对各地商务签约、开具证明材料等高频用印场景时,难以统一管理。


3

萝卜章事件频发


“萝卜章”诈骗事件时有发生,一旦未能察觉,将给企业造成大量时间、经济损失,以及可能的诉讼风险。


4

异地无法监控印章


建筑企业异地用章频繁,总部难以对异地状态进行远程监管,易出现违规用印情况,带来未知风险。



e签宝解决方案


针对企业内部印章管理难题,运用iSignature电子印章管理系统,只需在企业PC端安装软件,即可在系统中对各类印章进行统一管理。


同时,e签宝拥有完整的电子印章+物理印章一体化解决方案,实现线上线下联动管理,完美解决异地用印的监管难题。


电子印章管理系统



亮点功能


1

使用人员通过Ukey输入密钥加盖电子签章,Ukey介质相当于印章管理的硬件,支持对PDF、OFD、Office文件本地盖章与文档转换。


2

通过中间件,实现业务系统中文档的在线编辑、痕迹保留、模版套红等。


3

支持多平台多端应用,允许直接在浏览器中在线打开服务器上的文档并进行编辑和保存操作,能自由的将服务器中的数据插入当前文档指定位置。


4

支持对WORD/WPS文档强制痕迹保留控制、全屏方式显示、编辑和批注文档,Office/WPS混用编辑等功能。


插入Ukey输入密码


签章与手写签字


电子印章+物理印章一体化管理



产品优势


1


一套系统兼容标准/信创环境,包括:芯片、操作系统、数据库、中间件、安全硬件。首批完成金信目录适配,入选信创适配产品目录。


2


Ukey管理与集团实物印章管理流程规章制度可完美继承。


3


支持泛微、致远、蓝凌等主流OA平台,流式文档支持在系统或浏览器中在线打开编辑与签章,支持DOC、DOCX、XLS、XLSX、WPS、ET、PDF、OFD、HTML等多种常用格式的签章。


提供OFD/PDF全生态产品,包括文档生成、转换、阅读、签章,支持多端应用。


4


异地用印场景支持印章远程监控、远程锁止、实时定位、用印数据统计、文档管理等功能,让印章使用前审批、使用中受控、使用后可追溯。


5


用印全程数据化、智能化、透明化,有效规避了因印章管理不善带来的风险问题。


6


党政客户案例丰富,如浙江省、海南省、甘肃省、贵州省、湖北省、新疆等统一电子签章平台等项目。



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