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人力资源场景：电子签名在员工入职、调换、离职等场景的具体应用

行业解决方案   2021-03-25
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人力资源场景存在大量文件处理工作。


围绕一个员工入、转、调、离的全过程，面试、背调、发offer、收集统计员工信息、入职签劳动合同保密协议竞业协议、调岗签署通知书交接单、离职开离职证明签交接单等等环节，大量文件等着HR处理。


电子合同时代，e签宝人力资源行业解决方案，将HR们从耗费大量时间精力的累累案牍中解放出来。



纸质合同时代行业痛点


文件量大，重复劳动多


每份合同的制作-打印--签署-归档-管理都依靠HR人工操作，员工数量多的企业入职高峰期时更是忙不过来。


异地签署成本高、效率低、不安全


异地签署需要邮寄合同给员工，每份合同耗时2-15天，快递15-20元，HR要实时跟进签署进度，以免漏签带来法律风险。同时，因无法当面监督员工签署，存在假冒代签风险。


印章管控难，风险大


集团企业印章无法统一管理，分/子公司盖出去的章总部无法全程监督管理，风险不可控。


业务系统不互通，数据无法统一管理


企业招聘系统、员工入职系统、OA系统等数据未打通，HR校对信息、管理员工数据需要多个系统间切换，手工导入导出，十分麻烦。


储存、管理成本高


纸质合同需要有空间储存、专人管理，大量文件堆积时想要调阅也很困难。



e签宝如何解决？


e签宝为用户提供合法有效、具备法律效力的电子合同服务。


电子合同长什么样呢？就是下面这样：


图片


图形印章背后，包含着国家权威机构专门颁发的CA数字证书，并加盖国家授时中心时间戳，使其具备法律效力。


电子合同全程在线签署，最快只需1分钟，支持上千份合同批量签署；严格进行实名认证、意愿认证，确认为本人签署；无需打印、无需邮寄、在线归档调阅、数据统一管理。


针对不同需求的用户，e签宝提供4种不同的部署方式：


公有云SaaS服务



不需要基于企业人事系统，HR通过微信小程序、支付宝小程序、PC端e签宝官网、e签宝app、H5页面等各种渠道，一键登录企业账号即可批量发起签署，多方签署主体按顺序完成签署，数据存放在云端。



公有云开放服务



基于企业业务系统，以API接口方式调用e签宝各项服务并进行数据互通，完成电子合同的签署。

图片

用户可以选择带页面版本，也可以选择不带页面版本，签署数据可以存放在云端也可以存放在本地，灵活便捷。


混合云服务



e签宝为用户进行专业化后台管理系统和签章系统部署，对接e签宝公有云电子签名服务，既满足用户核心数据不出本地的需求，也满足用户需要与企业外部人员无障碍顺畅签署的需求。

政府、医院、银行、大型集团企业等对数据安全有严格要求的用户更倾向于这一服务方式。



钉钉签名服务（e人事合同）



e人事合同是钉钉中的一个微应用，由e签宝与钉钉智能人事联合推出，e人事合同与钉钉智能人事深度融合，数据互通。


使用钉钉的企业可以直接通过e人事合同实现在线签署，合同内的员工信息直接由钉钉智能人事同步过来，无需HR手工导入/填写，签署完成后合同信息回传钉钉智能人事，便于组织管理，支持母子公司印章统一管控，支持钉钉审批流中的附件审批完后直接签章等。




具体场景中如何应用？


1、员工预入职环节


 通过电子签名：


1

面试：


劳动者可以在线签名登记；


2

背调：


背调前，HR向员工发出背调授权文件，员工在线实名认证并签字授权；


3

Offer确认：


HR通过邮件或短信向员工发送offer，员工在线完成签署；


4

入职前员工材料收集：


HR向员工发送材料收集短信，员工点击短信链接即可上传身份证/毕业证复印件、体检报告等材料，并签字确认。


 支持在线签署的文件：


面试登记表

背景调查授权书

offer函

入职通知书

……


2、入职环节


 通过电子签名：


1

HR批量发起签署：


HR在系统中上传合同模板，填充员工信息，并向员工批量发起签署请求，最高支持上千份合同批量发起签署；


2

员工签署劳动合同：


员工收到HR发来的签署短信或邮件，点击链接确认合同无误后，进行实名认证、意愿认证、在线签署；


3

员工提交补充材料：


签署合同过程中，员工可以一并上传提交预入职阶段没提交全、或没来及提交的材料；


4

HR批量催签：


HR可以在系统后台实时查看每位员工的签署进度，针对没有及时签署的员工，可以一键批量催签，以免出现合同漏签，带来法律风险；


5

企业方批量签署：


员工完成签署后，合同签署流转到企业方，HR代表企业批量签署，如果合同量大HR忙不过来，可以设置系统自动落章，无需任何人工操作；


6

合同在线归档，随时调阅：


合同完成签署后即可一键在线归档，可以随时在线查阅、管理、下载。


 支持在线签署的文件：


劳动合同

劳务合同

竞业协议

保密协议

股权认购协议

……


3、转岗/调岗环节


 通过电子签名：


1

公司内岗位调换：


企业和员工通过e签宝电子签名签署一份新的协议；


2

公司间岗位调换：


转入公司、转出公司、员工之间需要签署三方协议，转入公司与员工之间、转出公司与员工之间分别通过e签宝完成协议的在线签署。


 支持在线签署的文件：


工作调动通知书

岗位异动通知函

劳动合同续签通知书

转岗交接单

……


4、离职环节


 通过电子签名：


1

员工离职申请通过后，HR制作、上传各项离职文件，可以为企业方设置静默盖章，系统自动加盖公章后批量发起全部离职文件的签署请求，员工完成意愿认证并签字盖章即可；


2

签署完成后，系统将所有离职文件发送员工邮箱，便于员工下载、保存。


 支持在线签署的文件：


离职证明

离职协议书

员工资产交接单

退工单

……


5、人力资源平台劳务派遣环节


 通过电子签名：


人力资源平台为用人单位进行劳务派遣时，人力资源平台、用人单位、派遣员工之间可以通过e签宝签署三方协议，人力资源平台发起合同签署请求，用人单位和派遣员工作为签署任务接收方，共同完成签署。


此外，人力资源平台也可以将自己的印章授权给用人单位，用于和派遣员工之间签署相关合同。


 支持在线签署的文件：


用人单位入驻协议

外包服务协议

劳务派遣合同

……


此外，对于集团企业而言，e签宝电子签名还能解决他们更为系统化的痛点需求：


1

集团印章统一管控


对于分支机构众多的集团企业而言，e签宝电子签名可以对总部以及分/子公司的印章统一进行在线管理，对管理员、用印员、审批人等各种角色的权限进行严格限制，所有用印过程都可记录、可追溯，便于事后追责，解决印章管理老大难问题。


2

业务系统全面打通，数据统一沉淀


对于存在企业招聘系统、员工入职系统、OA系统等多个业务系统的企业，e签宝电子签名服务可以将多个业务系统的数据全面打通，统一归集、统一管理并形成数据沉淀，HR查阅、统计、管理数据再也不必在各个业务系统间导来导去，方便快捷。



丰富而成熟的e签宝人力资源行业解决方案收获了业内用户的广泛认可，华为集团、阿里巴巴、小米集团、网易、美的、蓝月亮、百威英博、百胜中国、外企德科、吉利汽车、罗氏制药、丝芙兰、立白集团、汽车之家、太古地产等各大知名企业都使用e签宝电子签名服务，实现企业人力资源管理数字化升级。



据第三方权威分析机构艾媒咨询(iiMedia Research)报告数据显示：


在2020中国电子签名用户使用服务商品牌占比上，e签宝达到43.1%，牢牢占据市场份额第一的位置，优势明显。

图片


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