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《律师行业电子签章应用白皮书》重磅发布!(附下载)

律所电子签章系统   2022-09-15

“以往从洽谈签约到律所出函律师代理,起码需要2至3天时间;如遇疫情阻隔,时间更无法估计。运用电子签约后,从洽谈完毕到签约出函,可在1小时内完成。”盈科律师事务所风控部总监刘彦斌在接受律新社调研时表示,盈科通过在lawwit案件系统中加入电子签章系统,实现了委托合同、委托书、律师函、投标书、法律意见书等文件的电子签章,业务效率得到“飞跃式”提升。


全球疫情深度改变着人们的交互模式和商业行为,商务洽谈、合同签署、资金交易均通过数字化形式进行。数字化转型在各大型企业中广泛覆盖、深度渗透,法律服务客户的思维和消费模式也在悄然变化,行业数字化建设正在全面提速。


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电子签章是律所数字化建设的重要基础设施之一。9月15日,e签宝联合律新社,基于对律师业数字化建设中电子签章应用情况的深度调研,联合发布《律师行业电子签章应用白皮书》,对律师业数字签章的政策背景、应用场景、解决方案、典型案例及发展前景进行了全面梳理和阐述,供律师从业者参考借鉴。


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疫情之下,电子签章成为突破业务困局的必选项
2022年,全国多地进入疫情防控常态化,绝大多数律师都遭遇了前所未有的执业困境。受疫情影响,公章滞留在律所无法使用,律师也无法与委托人见面完成委托合同签字。即使许多法院已支持线上开庭,诉讼业务也无奈陷入长时间的停滞。

而在数字化建设方面布局较早的家理律师事务所,在疫情防控期间,依然完成了多单客户委托。北京家理律师事务所合伙人姜春梅律师说,家理早已配备电子签章系统,充分发挥线上签署“零接触,零跑腿”的优势,帮助家理维持了业务的正常运转。疫情期间,电子签章成为律师突破时空限制的执业利器。

其实,疫情发生以来,包括律师行业在内的很多行业都在更积极地采用数字化手段办公,并逐渐适应了这种更灵活的办公方式。人们看到了数字化技术带来的时间、空间灵活度,以及降本增效的显著变化。  

早在2004年8月,为优化营商环境,推进“互联网+政务服务”建设,全国人大常务委员会通过了《中华人民共和国电子签名法》(以下简称《电子签名法》),并于2005年4月1日起施行。自2005年以来,国家各部委相继推出相关法律及规范200余项,确立了电子签章的法律效力。

2022年,国务院发布《“十四五”数字经济发展规划》,更加彰显了全社会泛行业层面的数字化转型趋势。近年来,电子签章已成为企业数字化转型的“必选项”,从思维方式、业务效率和成本控制等方面,极大地改善了中国企业的运营模式。

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数据来源:智联招聘

以华夏银行为例,自2018年起,华夏银行引入e签宝,全行推行电子签章系统,现已在信用卡中心、华夏银行总行办公室、全国分行完成了3000枚印章的电子化改造。电子签章也顺利应用于全行的各个业务场景,实现了柜面无纸化,极大地提升了业务效率;既优化了客户服务体验,也节约了各类纸质文件的打印、邮寄等成本。

对比金融、制造等其他行业,律师业目前的数字化进程整体相对滞后。据某法律科技公司的社会调查分析目前有85%左右的律所尚未开始数字化只有约15%的律所建立了OA(办公自动化)系统,有的还建立了ERP系统和SaaS平台,但仍停留在数字化转型的初始阶段[1]

法律服务供需双方的数字鸿沟仍在拉大律所亟需奋起直追,做好与企业客户相匹配的数字化建设。

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传统律所思维及业务模式亟待数字升级
律所的数字化建设依然受到多种客观因素的制约。

一是律所规模和经费制约。中国律所依然以中小所为主,组织形式较为松散、公共经费偏低等,都成为律所无法集中进行数字化建设的首要阻碍。

司法部于今年8月公布的《2021年度律师、基层法律服务工作统计分析》显示:截至2021年底,全国共有律师事务所3.65万多家。从律师事务所规模来看,律师10人(含)以下的律师事务所2.42万多家,占66.3%;律师11人至20人的律师事务所7504家,占20.52%;律师21人至50人的律师事务所3704家,占10.13%;律师51人至100人的律师事务所700家,占1.91%;律师100人(含)以上的律师事务所415家,占1.14%。

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在大量提成制中小所中,律所数字化建设、数字签章技术应用的动力和经费不足。

二是传统思维的制约。法律服务行业是严谨的行业,在传统思维之下,“白纸黑字”“铁证如山”显得至关重要,律师在执业过程中更愿意选择纸质材料呈现,案头的材料往往堆积如山。在传统的运营思维里,律所对电子材料的可靠性、稳定性、合法性存在一定的顾虑;在对便捷性和严谨性的抉择中,管理者和律师也往往倾向于放弃效率,保持严谨性。

事实上,除了受疫情影响无法当面签章的困境外,传统律所运营和律师日常执业还长期存在着以下痛点:


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文件签章效率低下:执业律师在外出办案过程中,经常需要往返律所进行盖章;或因委托人身处异地等情况,纸质材料存在异地盖章难、签署周期过长、来回邮寄材料成本高等问题。另外,法律文件在递送过程中存在泄露、丢失的风险,线下发送律师函也存在被拒签、留痕效果差的困扰。

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假冒代签的安全风险:在传统的线下开具文书的模式下,虚开律师函、伪造律师印章的问题时有发生,为律所带来了安全隐患。文件的签发、签收对身份信息的确认要求较高,也给律所业务开展带来了一定的难度和风险。

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案管理成本高、利用率低:由于法律服务行业的文件材料及卷宗繁多,律所纸质档案保存成本高,档案管理和调阅难度大;大量的纸质文件作为律所知识管理数据基础的功能也很难被激活。

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分支机构印章管理风险难以监控:随着律所的规模化发展,许多律所不断在全国开设分支机构。对于全国各分所印章管理的风险控制,也成为律所风险控制中的一大难题。


数字化签章系统及其配套的签署人身份核验、数字化场景存证、数字化档案系统等能较好地缓解上述律师执业和律所管理的痛点,很好地提升律师和客户的体验,防控律所管理风险。


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电子签章助力律所构建数字化基础能力
近年来,各地法院已普遍应用了网络开庭、互联网法院等系统。2021年6月17日,最高人民法院发布了《人民法院在线诉讼规则》,细化了电子在线诉讼的具体要求。各地纷纷建立了网上电子诉讼平台,为律师网上执业创造了平台和条件。通过这些平台,律师可以完成网上立案、案件查询、网上阅卷、递交材料、联系法官、电子送达、信访投诉、证据交换、网上开庭等在线诉讼服务。

广东、浙江、河北、北京、上海、江苏、山东等全国多地司法局/厅、法院密集发文,鼓励开展网上立案,推动律师事务所等法律服务机构克服疫情不利影响,开展法律服务。

在电子在线诉讼技术的全面打通和政策鼓励之下,行业的数字化建设正在提速。律所数字化建设水平已经成为当下律所比拼竞争力、品牌力的关键之一,受到了各大律所管理层的高度重视。

盈科律师事务所创始合伙人、主任、全球董事会主任梅向荣在参加律新社“卓越品牌之道”对话时曾提到:“数智化时代已经全面来临,如果不跨入这个时代,就会被这个时代抛弃。我认为,未来所有的律师事务所都将是数智化的。数智化带来的效率提升和过去已经完全不可同日而语。”得益于持续多年对数智化体系建设的投入,盈科律所的运转受疫情影响较小。疫情期间,盈科的办公与服务,客户的签约、付费与沟通全部可以在线上完成。

实现数字化建设的律所,将在多个方面获得巨大的收益:管理与决策更高效;律师办公与交付更加灵活高效;实体办公场所的必要性降低,对应律所租金成本的降低,打破人才供应的地域限制;律师执业成本的降低……

电子签章技术既是律所内部管理系统的一部分,也是律师的办案工具之一,是律所数字化基础设施建设最基本的构成要素。结合各律所业务场景,通过第三方服务商提供标准的API接口,电子签章系统可以融入业务系统(如OA、ERP、CRM、SRM等),可以实现从业务系统发起一份合同到合同签署完成的全过程线上化。整个签署过程全流程上链,并可同步到最高法司法区块链,供各级法院及公证处在线提取证据。

无论是律所管理流程、律师服务流程,还是立案庭审流程,电子签章都正在成为连接这些流程并为流程提效的有力工具和重要环节。


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电子签章为律师带来全新工作体验
律所在OA系统中应用了e签宝的电子签章解决方案后,将带给律师焕然一新的工作体验。

新律师入职第一天,律所HR可通过OA系统,将劳动合同、律师保密协议发其确认;律师只需动动手指,便可在手机上完成签署;随后,盖好章的合同等将通过电子邮件同步保存至律师邮箱和律所档案系统。如果律师需要开具盖有公章的在职证明或介绍信等文件,也可以通过OA系统审批后实现自动盖章。

日常业务中,律师函、起诉书、答辩状、授权委托书、委托合同、法律文件审查意见书、其他诉讼文件、收案审批单、律师见证笔录、说明、事务所调查证明等,都可以通过线上流程进行审批和盖章。

盖章后,律师通过手机端直接将材料发送给委托人,委托人同样在手机端完成便捷签署。律师不用再为确认委托人身份问题而反复确认身份文件,签章系统可对接权威数据源,帮助律师快速核验签署人身份,通过真实可信的、符合《电子签名法》要求的技术手段,保障签署的有效性;通过系统中高精度的AI笔迹手写鉴真技术认证,保障签署的真实性。

签署完毕,该电子文件自动归档至律所的档案管理系统。e签宝合规有效电子签章生成文件与线下签字盖章具有同等法律效力,支持直接上传至各人民法院电子诉讼平台,完成在线诉讼业务。

同时,各地分所也能同步应用电子签章系统、物理印控系统,实体印章在印章筒中保管,就地存放,无需再回到总所盖章。用印申请经过审批后,获取用印码,方能解锁用印,大大降低了分所印章管控的风险。

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物理印控设备图片

通过物理章+电子章的一体化管理和应用,律所实现了签署便捷、身份真实、管理提升、电子送达、在线诉讼、印章风险管控等需求,大幅提升了律师和客户的使用体验感,显著降低了运营成本,提升了效率。 

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公有云存证为法律服务再赋能
数字化的内涵至少应该包括四个方面:所有工作都以数字方式和虚拟方式完成;默认服务交付模式应该是远程工作;基于数据洞察与提炼为决策服务;如果需要物理空间或模拟解决方案,则以数字方式创建虚拟空间或增强物理空间。

通过电子签章可以实现文件的快速签署,通过简化签署流程,让律师把更多精力放在客户的案子上,提升律所的办事效率和竞争力。除了助力律师执业效率的提升,电子签章系统还能为律所提供存证、出证为一体的第三方电子数据保全服务。

e签宝高级解决方案专家王善平解释了电子签章系统的存证功能:“e签宝自主研发的本地化部署电子签章系统,拥有商用密码产品生产定点单位证书、商用密码产品销售许可证、商用密码产品型号证书、公安部销售许可证、公安部等保三级证书、ISO27001认证证书。电子签章系统还可结合e签宝公有云场景存证服务,为律所提供存证、出证为一体的第三方电子数据保全服务;可同步到最高法司法区块链,供各级法院及公证处在线提取证据;从可信身份、可信来源、可信传输、可信存储四大方面全面保证电子数据的真实、完整,保证取证的质量、鉴定证明力。”

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结语
当前,数字化转型已经从部分头部律所的“可选项”,逐步发展为整个律师行业的“必选项”。以电子签名领域头部企业e签宝为例,e签宝已服务100余家世界五百强企业、200余家中国五百强企业,在律所行业服务客户近100家

作为律所数字化建设的基础设施之一,电子签章是律师突破空间限制的“隐形的翅膀”,也是律所治理风控的“坚韧的铠甲”。

未来已来,追赶律所数字化建设的快车,行动就在当下。


注:关注“e签宝”公众号,在对话框中回复“律所白皮书”,即可获取完整白皮书下载链接

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