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浙江济海贸易发展有限公司引入e签宝电子合同

   2024-08-16
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客户简介


浙江济海贸易发展有限公司成立于2013年4月12日。隶属于大地期货有限公司,作为其旗下的风险管理子公司,在期货行业内具有重要地位,是首批获准成立的八家风险管理服务子公司之一,并且是首批获得全部业务资格的三家子公司之一。


浙江济海贸易发展有限公司的主要经营范围包括但不限于不带储存经营危险化学品(需持有有效许可证),以及金属材料销售、橡胶制品销售等业务。此外,公司还涉足仓单服务、基差贸易、合作套保、场外衍生品业务及做市业务等领域,展示了公司在大宗商品贸易及风险管理方面的综合服务能力。


项目背景


为进一步提高信息化建设水平,加速业务数字化转型,打通合同签署在线化的最后一环,建立了电子签章系统项目(以下简称“本项目”),建设通过电子签章的实施保障各类合同签署安全合规,打通合同签署在线化的最后一环,实现简化采购、人事、销售、行政用印等签署过程中的繁琐操作,提高工作效率、降低管理成本,提升安全风险防范能力。


业务诉求


本项目的总体目标是规划、设计和建设安全、可靠、稳定的电子签章系统,实现多业务场景线上签署,同时实现印章统一管控、操作记录查询追溯等,加强权限管控和信息安全管控。


1、一期需快速实现电子签章能力。直接通过电子签章系统即可完成整套电子签章过程;


2、实现印章集中管控,由印章管理相关部门行使印章监督和管理职责,下属单位权限分级管控,有效管控印章使用过程的风险,规避印章偷用盗用等违规用章行为;


3、数字签名与信息加密,避免“假冒代签”等不合规签署风险;


4、确保文件内容不可篡改;文件查阅权限可控、操作记录可追溯等;


5、确保信息安全,防止数字证书、电子印章、合同文件等公司资料泄露或丢失。


应用方案


组织架构同步


为了快速实现功能上线,通过批量导入的方式将客户公司组织架构信息和人员信息导入电子签章系统。




统一管理


通过电子签章系统的印章管理功能,将所有物理印章全部上架到电子签章系统,由集团的印章管理员统一管理和授权,授权给各个子公司管理员进行使用。



同时针对印章管理员可统一在电子签章对签署的文件统一进行管理和审计。



用印流程


根据不同的子公司情况,设置不同审批流,如总公司具有OA审批流程,审批通过后由业务管理员登录电子签章系统发起签署流程,印章管理员收到签署短信通知后进行施印。施印完成会给相对方个人和企业用户发送签署通知短信,对方签署过程进行实名认证、预览文件、意愿认证后完成合同的签署并给业务人员发送签署完成短信,可在线查看已签署合同和下载合同。


针对没有OA系统的子公司,业务人员在电子签章系统发起签署时选择对应的审批模板,根据不同的审批模板走不同的审批流程。在流程审批过程中,可以对流程进行催办和查看当前流程的审批进度。



直接在电子签章系统配置用印审批流程,经领导审批完成后通知印章管理员进行施印。施印完成会给相对方个人和企业用户发送签署通知短信,对方签署过程进行实名认证、预览文件、意愿认证后完成合同的签署并给业务人员发送签署完成短信,可在线查看已签署合同和下载合同。



应用效果


济海贸发通过采购e签宝天印电子印章系统V6.0,生产环境从开始部署到正式使用仅用了3天时间,大大超过用户预期,快速的实现用印线上化。在保证签约效率的前提下,完全保证了印章的统一管控和用印文件的集中审计,避免了物理盖章不规范用印问题。且在保证统一管理的前提下,实现文件不出本地,用印过程实名+意愿保证安全性。





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