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万华化学集团引入e签宝电子合同(人力资源场景)

人力资源   2024-08-18
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01
客户简介


万华化学集团股份有限公司是一家全球化运营的化工新材料公司,依托不断创新的核心技术、产业化装置及高效的运营模式,为客户提供更具竞争力的产品及解决方案。


万华化学始终坚持以科技创新为第一核心竞争力,持续优化产业结构,业务涵盖聚氨酯、石化、精细化学品、新兴材料四大产业集群。所服务的行业主要包括:生活家居、运动休闲、汽车交通、建筑工业、电子电气、个人护理和绿色能源等。


作为一家全球化运营的化工新材料公司,万华化学拥有烟台、蓬莱、宁波、四川、福建、珠海、宁夏、匈牙利、捷克十大生产基地及工厂,形成了强大的生产运营网络;此外,烟台、宁波、北京、北美、欧洲五大研发中心已完成布局,并在欧洲、美国、日本等十余个国家和地区设立子公司及办事处,致力于为全球客户提供更具竞争力的产品及综合解决方案。




02
业务痛点

     客户需要实现人力资源场景相关合同/协议的电子签署,具体包括《报到人员信息登记表》、《招用职工登记表》、《劳动合同》、《保密合同》、《离职竞业协议》、《薪酬附属协议》、《解除劳动合同证明》、《离职办理须知》、《派遣协议》、各类证明材料以及《购房协议》等的签署。

   

 人资需求:

    客户MDG系统把员工信息批量推送至天印,调用一个接口实现外部用户信息的增删改操作;文件命名规则需包含用户账号和签署最新更新日期;信息采集通知方式需要同时发送短信和邮件;sap会调用信息采集接口发起信息采集,sap中已经收集到的信息项,默认带出;信息采集提交时,核验身份证姓名是否一致,不一致不允许提交。

   

 保密需求:

    防截屏水印内容需要包含姓名、身份证号、手机号、登录时间;文件查看下载规则:可区分内外部签署方个人/企业、发起方、抄送人查看下载控制;需要控制签署页面的查看,在点击签署链接后,超过规定时间不能打开签署页面;记录员工是否查看合同的状态,通过阅读状态可以筛选出已阅没签署的员工和未阅的员工。





e签宝解决方案

    




  • 新员工入职流程



流程说明:


1、万华印章管理人员在e签宝系统创建印章,分配各分子公司的印章管理员。


2、万华人资业务人员在e签宝系统维护相关合同的模板。


3、BPM入职流程结束后,Sap系统收集员工信息。


4、sap在录用环节,使用e签宝模板服务,组合合同模板。


5、sap发起《信息确认》的任务,员工收短信后,进行确认或更新信息确认单中的内容,然后提交,相关信息回写到sap。


6、根据员工确认情况,SAP判断是否属于正式工及证书是否齐全:


    1)若为实习生, sap发起《人员信息登记表》的签署,员工收到短信签署,HR在E签宝用章子系统中签署。


    2)若为正式且证书不齐全,发起《人员信息登记表》和《薪酬附属协议》的签署,员工收到短信签署,HR在E签宝用章子系统中签署。


    3)若为正式且证书齐全, sap发起《人员信息登记表》的签署,员工收到短信签署,HR在E签宝用章子系统中签署。


7、第6步签署成功后,sap发起该员工的《保密/竞业协议》签署,员工收到短信签署,HR在E签宝用章子系统中签署。


    1)若为实习生,签署流程结束。


    2)若为正式员工,发起第8步签署任务。


8、《保密/竞业协议》签署成功后,sap发起该员工的《劳动合同》、《招用员工登记表》的签署,员工收到短信签署,HR在E签宝用章子系统中签署。


9、 双方签署完成后,向BMP系统同步状态、向HCM同步签署过程信息和结果信息。




  • 通用场景流程



流程说明:


1、印章管理人员在e签宝系统创建印章,分配各分子公司的印章管理员。


2、万华人资业务人员在e签宝系统维护相关合同的模板。


3、BPM内部审批结束后,SAP使用e签宝模板服务,组合合同模板。


4、SAP发起签署,员工收到短信签署,HR在E签宝用章子系统中签署。


5、SAP通过调用e签宝接口获取签署后文件并同步签署状态。


6、Open text通过SAP获取签署后的文件。




03
建设效果


  • 签署前SAP准备工作


在SAP中,对应电子签署有如下四个配置表,其中签章机构和E签宝模板的相关信息是手工维护的,E签宝模板字段和E签宝模板签署方位置两个表的信息SAP通过调用查询接口实现了数据的自动更新。




  • SAP批量触发E签宝签署流程


BPM流程结束后,会自动触发sap中发起电子签署流程。




  • SAP中查看签署状态

 



  • 员工签署合同流程




  • 签署后文件归档




  • 客户管理员权限设置







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