大连华锐重工集团股份有限公司希望实现对单位印章管理进行有效监控管理下级单位签章使用情况防范应用风险;实现电子公文、电子扫描件、电子合同等电子文件的打印控制,下述主要针对采购合同和电子公文的业务场景进行描述说明,其他场景对应业务流程及操作类似。
目前华锐重工集团印章管理是传统的线下人工确认盖章+人工存档管理方法。遇到的主要问题有:
1. 印章多。印章种类多、数量多,刻制、销毁单纯靠人工管理容易混乱。
2. 印章分散。分子公司、办事处遍布全国,异地用章情况无从知晓。
3. 印章外带。工商、银行、税务、甲方要求等需要外带印章,印章处于无监管状态,风险巨大。
4. 违规用章。印章使用者无意疏忽或徇私舞弊,对未经授权文件盖章。
5. 合同混乱。文件众多,查询文件合同难以迅速找出。
6. 合同线下管理,存档全靠打印文件,单独储藏室存储,占用行政办公空间。
综上所述,目前传统线下人工印章管理会严重影响企业风控体系的建设,无法满足华锐重工集团印章管理需要。
华锐重工集团电子签章项目分几期展开,一期是面对内部公文签署业务流程,对接采购管理系统发起用印申请审批,需要上传公文文件,然后审批通过后自动盖章;二期是涉及外部供应商,涉及到企业方盖章和供应商双方盖章采购合同。
混合云方案中,企业内部用户使用本地部署的电子签章服务,证书存放在企业本地,调用本地证书进行电子签名;企业相关的外部用户使用e签宝公有云签章服务,证书存放在e签宝与CA机构共建的机房,需要调用云端的证书完成电子签名。
电子签名私有云方案,由e签宝为客户在本地机房(或专属云服务器)部署一套电子签章软件系统,由该系统提供电子签名服务。
电子签章系统由电子签章开放接口服务、电子签章平台和电子签章管理系统三大子系统组成。
通过电子签章开放接口服务提供API、SDK、ActiveX等多种接口供本地应用调用,电子签章平台提供现成的文档签署平台,覆盖PC端和H5端,提供电子签章管理系统,支持对组织机构、用户、数字证书、印章、签署文件和签署记录等进行管理。
e签宝电子合同公有云方案围绕电子合同生命周期,提供了一套完整连贯的身份核验+合同签署 +数据存证服务(包括实名认证、证书申请、在线签署、印章管理、合同管理、合同签署流程管理、自动存证等)。由e签宝电子合同签约平台完成签署任务的发起、签署人的身份核验、合同展示、合同签署、签署人签约意愿核验、全流程证据存证一站式服务,同时基于支付宝、微信、手机H5,PC浏览器等终端,为机构对个人签约(B2C)、机构对机构签约(B2B)、个人对个人签约(C2C)等应用场景提供多样签署方式。
常见的合同签署场景有如下两种:
1、页面跳转签署:签名人在客户业务平台进行相关业务操作,当需要签署合同时,由平台调用e签宝电子合同服务接口,发起合同签署流程,签名人通过页面跳转的方式,进入到e签宝电子合同服务页面,查看并签署合同,合同签署完成后,页面可重定向到业务平台指定页面。支持通过接口参数指定合同查看、签署页面的色调、风格,以保持跟业务平台风格一致。
2、基于短信、邮件通知的远程签署:由客户平台调用e签宝电子合同服务接口,发起合同签署任务,通过短信、邮件等方式给签署人发送签署通知,签署人收到通知后,打开短信或邮件中的链接,加载电子合同H5/WEB页面,完成合同查看、身份认证、合同签署。
通过私有云与公有云服务的结合,满足多样化场景的需求,在保证内部签章的管理和保密的前提下,同样保证了外部用户与贵司签署合同的法律效力。
业务流程方案(采购合同签署业务流程)
采购合同一般涉及到企业方盖章和供应商双方盖章,供应商意愿认证支持短信验证码、刷脸等方式,具体流程如下:
流程说明如下:
1、业务在采购系统中发起,上传待签署文件,流程审批结束后文件直传方式调用电子签章系统、调用创建签署流程接口完成文件签署发起,涉及内外部用户签署。
2、业务在采购系统中发起签署后,可以根据签署文件类型可以选择印章,通过手动拖章到文件完成盖章动作。内部机构/用户签章位置支持自由签、坐标静默签、固化签章位置、关键字自动定位签章位置。
3、内部机构证书在线/直接导入印章系统,企业主体身份认证通过后,调用本地存储的证书、签章完成签章,在合同上展示签章图片;同时在企业本地服务器和公有云都保存签署记录(不包含合同文本原始文件及合同内容);
4、通过公网调用时间戳服务,对用户签名结果加盖时间戳,固化签名结果,完成电子签名。
5、每一签署方实名及签署完成后,e签宝均会自动存证,存储到e签宝存证平台、公证处、司法鉴定中心、区块链,后续可出具e签宝证据报告、公证书、司法鉴定意见书、全流程区块链存证报告。
华锐重工集团电子签章系统项目的总体目标:通过电子签章系统,实现对集团及下属单位物理印章的电子化、集中化、系统化管理。打通司法区块链,建设高安全性、前瞻性、高效率、网络化、规范化,并且跨地域的电子印章系统,从而降低印章使用成本,提高效率、降低用章风险,推进公司信息化发展进步。
客户对接业务系统为 数字化采购管理平台
供应商需要提前将信息发送至业务人员,注册对应企业和用户
业务人员发起采购申请,并提交审核
审核通过后,业务人员选择需签署合同类型
选择是否线上签章
选择供应商维护的签署人信息
在业务系统列表中,点击【签署】按钮,即可发起电子文件签署
签署模式为,外部企业先签署,内部静默签署
签署完成后,在合同列表中查阅状态
支持在线查阅原文件、签署完成文件
支持下载签署完成文件