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“十问”电子劳动合同,你想知道的都在这里

电子劳动合同   2020-03-23

人力资源社会保障部办公厅在2020年3月4日发布了《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号),其中明确“用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同”。这是国家层面首次正式肯定电子劳动合同的政策文件。


下面,我们就电子劳动合同的相关问题进行简析,以供大家参考。


1

这个规定是仅适用于北京,还是适用于全国范围?


e签宝:适用全国。


虽然这个规定是人力资源社会保障部办公厅针对北京人力资源与社会保障局的一个回复,但是这个规定,是适用于全国的,都可以引用该回函。根据《人力资源和社会保障部主要职责和内设机构》的介绍,人力资源和社会保障部是国务院组成部门,为正部级,负责贯彻落实党中央关于人力资源和社会保障工作的方针政策和决策部署,统筹的是全国范围而非单一地方。


2

什么是电子劳动合同?


e签宝:简单而言,是确定劳动关系的电子协议。


电子合同主要是指在线上当事人为了实现一定的目的,通过数据电文、电子邮件等形式签订的明确双方权利义务关系的一种电子协议。那么,相应的,电子劳动合同是用人单位与劳动者以电子形式达成的设立、变更、终止劳动关系权利义务关系的电子协议。电子劳动合同的法律效力和作用价值与纸质劳动合同是完全相同的。


3

如何选择电子签名签署电子劳动合同?


e签宝:选择可靠的电子签名。


《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号)指出:采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。

因此,用人单位需要满足规定的条件最直接的方式便是按照《中华人民共和国电子签名法》相关规定,寻找依法设立的具备电子签名认证资质的电子认证服务提供者,选择可靠的电子签名进行签署。


4

电子劳动合同是否有法律效力?


e签宝:有。


《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号)指出:符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

因此,只要是符合《电子签名法》就可靠电子签名的要求,确保电子签名做到真实身份、真实意愿、签名未改、原文未改,就能保证电子劳动合同的有效性。


5

电子签名与手写签名哪一个效力更高?


e签宝:同等。


《电子签名法》第十三条电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:

(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;

(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;

(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;

(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

第十四条 可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

因此,可靠的电子签名和手写签名具有同等法律效力。


6

电子签名后,还能否使用手写签名的方式来撤销?


e签宝:不能。


可靠的电子签名与手写签名,具有同等的法律效力,不存在哪一个法律效力更高的问题。所以,如果没有足够的理由,仅以手写签名的效力高于电子签名,试图来撤销电子签名的效力,是不可以的。


7

企业使用电子劳动合同,有哪些好处?


e签宝:很多。


相对于纸质劳动合同,电子劳动合同可以帮助企业降低成本、为合同管理提供便利。简单理解来说:

(1)电子劳动合同是通过电子设备签署的,所有的合同都是电子版,不需要打印纸质合同,降低了使用成本,使用也更加方便。

(2)由于电子劳动合同是以电子数据的形式保存的,合同签署完成后人事部门可以直接将电子数据保存在对应的文件夹,不需要将合同存储在实体房间,也不需要额外的管理人员,降低了管理成本。

(3)如果企业想要更新劳动合同的话,只需要将新的劳动合同模板上传至电子合同平台,并且删除旧的模板就可以了,相对于传统合同方便了很多。


8

和员工签电子合同,如何选择电子合同平台?


e签宝:选择安全可靠的电子签名平台。


《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号)指出:用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。因此选择电子合同平台,一定要选择能确保其“完整、准确、不被篡改”的平台。

作为中国互联网电子签名行业领跑者,e签宝的电子合同产品可以为用户实现纸质合同电子化、线下签名电子化,进而实现合同签署的全流程电子化和合同的快速流转。通过保证签署者身份的真实性和合同内容的完整性,保证电子合同的安全可靠。同时从用户实名到文件签署,自动存储电子证据,完成电子证据全程固化,让用户全无后顾之忧。

当应用电子劳动合同的用人单位与劳动者发生劳动合同纠纷时,用人单位可以通过以下方式将电子劳动合同提交给仲裁机构或者司法机关:

(1)以移动硬盘、U盘、刻录光盘等固化证据的方式提交;

(2)通过向e签宝提出申请,由作为独立第三方技术服务商的e签宝向应用企业出具证据报告;

(3)通过e签宝的存证系统,向公证处或司法鉴定机构申请出具电子劳动合同公证书或鉴定报告。

除了以上取证方式外,在纠纷处理时企业还应配合工资单、社保证明、入职确认函等其他辅助证据进行证据补强。


9

HR操作中的特别注意事项


e签宝:企业采用电子劳动合同,HR应特别注意。


(1)要有用人单位与劳动者协商一致同意使用电子合同签署的证据,企业可以在电子合同文本里注明经企业与员工协商一致采用电子劳动合同的形式之类的表述。

(2)选择规范的第三方平台,目前做电子签业务的平台非常多,HR可以多考察一些供应商后慎重选择。

(3)要确保签字的真实性。企业可以要求劳动者在签字时进行人脸识别、视频录制等形式,同时保存好相关材料。

(4)做好签订的电子劳动合同的材料备份,避免因平台问题而带来的数据丢失的风险。


10

疫情过后,电子劳动合同还适用吗?


e签宝:适用。


首先,国家法律层面支持电子合同的迅速发展。2019年4月,李克强总理签署国务院令,公布《国务院关于在线政务服务的若干规定》,其明确规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力,全面肯定电子印章法律效力。同月,司法部负责人在《国务院关于在线政务服务的若干规定》记者问答会上,再次对电子签名、电子印章的法律有效性做出肯定解读。证监会、工信部、公安部、教育部等以多种方式表示,将支持电子合同的应用与普及。

此次人社部认可电子劳动合同,从技术发展的角度来看,疫情只是助推了这个文件的出台,同时,目前各地人社局对于电子合同的态度也是逐步放开,相信疫情过去之后,劳动合同电子化是大势所趋。


e签宝针对劳务派遣公司、用人企业、人力资源服务平台、人事证明开具等人力资源领域不同应用场景的电子合同解决方案,具备电子劳动合同合法合规的四大要素"真实意愿,真实身份,原文未改,签名未改",助力人力资源行业数字化转型,推动企业管理的长效发展,得到了小米集团、华为、中智集团、外企德科、安德普翰、吉利汽车、百胜中国、罗氏制药、绿城物业、蓝月亮、金柚网等一众国内外知名企业的广泛认可。


截至2019年12月31日,e签宝累计签署量达105亿,个人用户2.5亿,企业用户437万,日均签署量超2000万次,成为中国首个累计签署量破百亿的平台。据Analysys易观发布的《中国电子签约市场专题分析2019》报告显示:在中国互联网电子签约市场上,e签宝以33.85%的市场份额排名第一,优势明显。


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