山东能源集团是山东省委、省政府于2020年7月联合重组原兖矿集团、原山东能源集团,组建成立的大型能源企业集团。拥有兖矿能源、新矿集团、枣矿集团等20多个二级企业,境内外上市公司9家,从业人员22.97万人。位列2022年世界500强第69位、中国企业500强第23位。入选国务院国资委国有重点企业管理标杆创建行动标杆企业,被国务院国资委评为“公司治理示范企业”,成为山东省国有企业集团层面惟一入选企业。
山东能源集团有限公司每年与供应商签署文件近五万份,原签署业务通过业务系统平台发起后,流程审批通过后需要打印成纸质文件,邮寄供应商签署文件。企业需要通过增加行政、法务人员来保障合同文件的正常签署,相关印刷设备、快递邮寄、文件归档保管费用逐年增加,效率低下,不利于企业的运营和长久发展。
公司为了提升集团信息化能力,通过完善平台业务流程,提升线上业务的连续性,提出从文件发起、流程审批、电子印章签署、电子归档等需求,确保文件从发起到归档文件不落地,既保证了文件的安全性,又提升了集团的工作效率,同时企业每年对于合同文件的签署成本也得到了显著的降低。
山东能源集团有限公司希望实现对单位印章管理进行有效监控管理下级单位签章使用情况防范应用风险;实现电子公文、电子扫描件、电子合同等电子文件的打印控制,下述主要针对采购合同和电子公文的业务场景进行描述说明,其他场景对应业务流程及操作类似。
目前山东能源集团有限公司印章管理是传统的线下人工确认盖章+人工存档管理方法。遇到的主要问题有:
1. 印章多。印章种类多、数量多,刻制、销毁单纯靠人工管理容易混乱。
2. 印章分散。分子公司、办事处遍布全国,异地用章情况无从知晓。
3. 印章外带。工商、银行、税务、甲方要求等需要外带印章,印章处于无监管状态,风险巨大。
4. 违规用章。印章使用者无意疏忽或徇私舞弊,对未经授权文件盖章。
5. 合同混乱。文件众多,查询文件合同难以迅速找出。
6. 合同线下管理,存档全靠打印文件,单独储藏室存储,占用行政办公空间。
综上所述,目前传统线下人工印章管理会严重影响企业风控体系的建设,无法满足山东能源集团印章管理需要。
需求场景:采购协议签署。客户存在自建的相对方用户管理平台,希望在其平台可以实现人员实名信息的查询、认证和签署等功能。
对接系统
签署流程节点说明:
1、业务员在客户业务系统发起订单合同数据,确认发起订单签署。
2、系统后台调用电子签章合同模板服务,生成最终待签署合同PDF文件。
3、后台系统调用公有云实名认证服务,确认相对方人员实名状态后直接调用电子签章接口创建签署流程。
4、电子签章平台生成签署任务链接,以短信或邮件的形式通知相对方企业;
5、相对方企业打开签署任务链接,查看待签署合同,由电子签章平台判断该用户是否实名,若未实名则进行实名认证,已实名则意愿认证(人脸识别认证、短信验证码认证或口令等方式)后完成签署;
6、相对方企业完成签字盖章后,则会返回任务通知至业务系统,由于订单合同内容由建广数科专用合同模板并发起,所以此处采用平台静默签署的功能,直接自动加盖内部机构的电子印章。在签署过程中,业务系统可通过接口查询到合同的签署状态;
7、两方签署顺序可以根据实际业务情况设置先后顺序,也可以直接不设置顺序,即无序状态下各自完成签署;
8、文件签署完成后,电子签章平台会进行签署全流程的存证,同时通知双方下载该文件,进行存档。
接口提供通过signflowid查询签署流程(发起签署、签署过程、签署结束)过程中的上链信息。可使用上链信息中的哈希值和统一证据编号前往蚂蚁区块链核验中心进行核验。
内部用户单点登录:内部用户可以在其使用的业务平台,通过e签宝提供的标准接口,实现单点登录到e签宝业务平台与管理平台的功能。
相对方用户单点登录:相对方用户(外部)可以在客户的相对方管理平台,点击签署任务(按钮或其他形式),单点跳转到天印签署页面。
1、右上角下拉按钮,点击账户信息,点击立即认证
2、进入应用授权页面
3、点击开始认证
4、选择认证方式
5、认证完成。
1、在登录页面点击 立即认证
2、获取验证码
3、核验组织信息
4、选择认证方式。目前支持对公账户打款与法人授权认证两种方式。
5、完成认证后系统会更新认证状态
6、如果贵公司在e签宝公有云已经进行过实名认证,则会生意愿认证完成后生成一条审批任务到公有云管理员处,审批通过后认证通过。
1、点击待签章合同
2、拖拽印章到规定位置
盖企业章:系统会自动生成4个默认的企业印章(公章、合同专用章、人事专用章、财务专用章)。将需要加盖的印章拖到恰当位置即可。如果自动生成的印章不符合要求,可以自己创建印章,详见下面章节。
盖个人章:系统会自动生成红色个人章。直接拖拽即可。也支持手写签名:按住手绘印章按钮,拖至需要签名的地方
3、点击提交签署,进行意愿认证
4、签署完成
5、如果没有用印权限,意愿认证以后印章会显示在审核中,等到有权限的印章管理员审批通过后生效。