单位电子印章的办理与使用是一个既涉及法律要义又包含技术原理的过程。作为职场专业人士，了解并掌握这一流程对于提升工作效率、确保文件合法性与安全性至关重要。以下，我将从电子印章的获取、使用以及高级合同管理功能三个方面进行详细介绍。

一、电子印章的获取

1. 合法性与认证

电子印章的法律效力源于其合法性与认证过程。在我国，电子印章的生成、使用和管理需遵循《电子签名法》等相关法律法规。因此，单位在申请电子印章时，应选择具有合法资质的第三方电子认证服务机构进行办理。这些机构会提供包括电子印章的申请、制作、认证、存储等一系列服务。

2. 具体操作步骤

以某地区电子印章服务平台为例（为便于说明，这里以天津电子印章为例，实际操作中请根据当地具体平台进行），单位电子印章的获取流程大致如下：

下载安装与注册：单位需先下载安装“天津电子印章”App，并完成注册与实名认证。

申请电子印章：在App中提交申请，上传单位相关证件与资料，经审核通过后，即可获得免费发放的电子印章。

激活与使用：获得的电子印章需通过App进行激活，激活后即可开始使用。

二、电子印章的使用

1. 在Word文档中使用电子印章

对于职场人士而言，在Word文档中加盖电子印章是常见的需求。以下是在Word中插入并使用电子印章的详细步骤：

插入印章图片：打开Word文档，点击“插入”选项，选择“图片”，从电脑中找到并选中电子印章图片，点击确认插入。

调整印章属性：调整印章图片的大小和位置，使其适合文档页面。使用“图片工具”功能，点击“设置透明色”，确保印章背景透明，不遮挡文档内容。右击图片，选择“文字环绕”，然后选择“浮于文字上方”，使印章能够自由移动并覆盖在文字之上。

2. 在专业电子印章服务平台中使用

除了直接在Word中使用外，单位还可以通过专业的电子印章服务平台进行签章操作。以天津市电子印章管理服务系统为例：

登录系统：在PC端登录“天津市电子印章管理服务系统”官网。

上传文件：点击页面中间的红框，上传需要盖章的文件（支持PDF格式）。

选择印章并盖章：在左侧选择需要加盖的印章，鼠标移动到需要盖章的位置，点击鼠标左键即可完成盖章。

验证与下载：完成签署后，点击右上角的“完成签署”按钮，并输入App设置的签章密码进行验证。验证通过后，可点击“点击下载”按钮下载已盖好章的PDF文件。

三、高级合同管理功能

在电子印章的使用过程中，结合高级合同管理功能可以进一步提升工作效率与安全性。以下是一些高级合同管理功能的介绍：

1. 信息采集

通过电子印章服务平台，单位可以在签署合同前自动采集合同双方的基本信息，如名称、地址、联系方式等。这些信息将自动填充到合同中，减少手动输入的错误与遗漏。

2. 智能归档

签署完成的合同将自动归档到电子印章服务平台的云端存储中。这些合同将按照时间、类型等维度进行分类与索引，便于后续查找与调用。

3. 智能审查

在合同签署前，电子印章服务平台将自动对合同内容进行审查，包括条款的合法性、完整性以及是否存在风险点等。这一功能将大大降低合同签署过程中的法律风险。

4. 真实企业案例

以某知名企业为例，该企业通过引入电子印章与高级合同管理功能，实现了合同签署的全程电子化与智能化。在采购、销售、人力资源等多个业务场景中，员工无需再手动打印、盖章与邮寄合同，大大提升了工作效率。同时，借助智能审查功能，该企业成功避免了多起潜在的合同风险事件，确保了业务的稳健发展。

结语

单位电子印章的办理与使用是一个涉及法律与技术双重层面的过程。通过合法途径获取电子印章，并在专业电子印章服务平台或Word文档中进行高效使用，结合高级合同管理功能进一步提升工作效率与安全性，是职场专业人士应掌握的重要技能。希望以上内容能够为您在实际工作中提供有益的参考与帮助。