乐高玩具 × e签宝：HR 文件和内部用印如何从邮寄流转走向线上签署

乐高玩具的签署难点，不在于一份文件怎么签，而在于签署对象分散。

原始案例资料显示，乐高玩具（上海）有限公司在 2022 年 6 月采购 e签宝天印 6.0，2023 年 7 月上线验收，应用场景覆盖人事场景、内部用印和合同用印，年签署量约 4000 份，并与 Azure 对接。

对一家跨区域运营的企业来说，人事文件、内部文件和合同文件如果继续依赖纸质流转，签署周期会被邮寄、打印、盖章和归档不断拉长。

HR 文件最怕卡在距离上

乐高的门店和业务人员分布在不同地区，相关文件签署过去需要线下配合。

人事场景里，入职、转岗、调动、离职相关材料都要员工和 HR 参与。纸质文件要先准备，再传递给员工签署，之后回到 HR 侧确认和归档。只要员工不在同一办公地点，流程就会变慢。

原始案例资料提到，一套文件签署曾经需要一周甚至更长时间。对 HR 来说，这不是单份合同的问题，而是高频人事文件长期占用管理时间。

批量发起让员工文件不再逐份处理

乐高项目的核心目标之一，是实现员工入转调离资料的电子化签章。

HR 可以在天印系统中维护签署模板，通过固定模板发起签署。对于员工信息同意函这类文件，还可以批量发起。新员工和老员工的材料收集，不再依赖逐份打印、逐个邮寄和逐个追踪。

员工通过邮箱或手机短信收到签署通知，打开链接进入签署页面。完成实名认证和意愿认证后，员工查看文件内容并签字。文件签署状态进入系统，HR 可以继续处理企业侧签署和后续下载归档。

公司盖章和员工签字要在同一条流程里

员工签完，不代表文件流程结束。

乐高案例里，员工完成签署后，HR 还需要进入天印门户待签署页面，查看员工已签文件，确认信息无误后选择印章并提交签署。HR 侧通过密码认证完成意愿确认。对于待签署任务，HR 也可以批量处理。

这条流程把员工签字和公司盖章连接起来。员工端负责确认，HR 端负责企业侧用印，系统负责记录签署过程和文件状态。

这样，HR 不用在邮箱、纸质文件和个人文件夹之间来回找材料。

SSO 登录让内部操作更顺

原始案例资料显示，乐高 HR 用户通过域账号 SSO 登录天印发起签署。

对企业内部系统来说，SSO 很关键。HR 不需要维护一套割裂的账号体系，也不用在多个系统之间反复登录。进入系统后，HR 可以发起签署、查看待办、处理盖章，并下载签署完成文件。

这让电子签名不只是一个外部签署入口，而是进入企业日常人事流程和内部用印流程。

e签宝在乐高案例中的角色

在乐高玩具的项目里，e签宝承担的是人事文件、内部用印和合同用印的电子签署底座。

天印系统负责基础数据维护，包括内部机构、内部用户、证书和印章。HR 负责维护模板并发起签署。员工通过短信或邮箱进入签署页面完成认证和签字。HR 再完成企业侧盖章。流程完成后，参与人收到通知，HR 可下载签署完成文件。

对乐高这样的企业来说，电子签名的价值不是“把纸质文件变成 PDF”，而是让员工确认、HR 用印、文件归档和流程通知都进入同一条线上链路。

这个案例给企业 HR 的启发

只要企业存在跨区域员工、门店团队、远程办公或批量人事文件，纸质签署就会带来重复工作。

更稳的路径，是先把人事文件模板、员工信息、签署通知、实名认证、企业用章和签后归档串起来。员工在手机端完成签署，HR 在系统里处理企业侧签署，文件自动沉淀到统一档案里。

乐高玩具的案例说明，人事文件线上化不只是节省邮寄时间。它能让 HR 从“追文件”转向“看状态”，也让员工签署体验更轻。