人力资源场景电子签名解决方案

方案概述

通过电子签名能力，帮助人力资源实现全流程签约。

行业价值

方案详情

场景一：招聘Offer在线签署

使用场景

招聘流程中，候选人信息、背调授权与Offer签署分散在ATS、邮件和背调系统中，确认周期长。涉及合同：Offer、背调授权书、候选人信息确认表。

业务流程

1. 发起： HR在ATS系统完善候选人姓名、手机号、邮箱和身份证号，Offer审批通过后发起签署。

2. 通知： 系统通过邮件、短信或站内消息通知候选人查看待签署Offer文件。

3. 签署： 候选人在邮件端或签署页面完成实名认证和意愿确认后，在线签署Offer或背调授权书。

4. 归档： 签署完成后，系统自动通知双方下载文件，并将签署记录和文件归档至候选人档案。

方案亮点

系统内嵌： 签署能力嵌入ATS或背调系统，HR无需跳出原有招聘流程即可发起。

授权合规： 背调前先取得候选人本人授权，签署过程留存认证和意愿证据。

结果同步： Offer签署完成后自动通知候选人和HR，文件可下载并同步回业务系统。

场景二：入职合同批量签署

使用场景

新员工入职时，劳动合同、保密协议、竞业协议、入职登记表等文件数量多，异地员工签署难。涉及合同：劳动合同、保密协议、竞业协议、入职信息登记表。

业务流程

1. 发起： HR在EHR系统中选择员工和合同模板，补充必要信息后批量发起入职文件签署。

2. 通知： 系统通过短信、邮件、小程序或H5链接提醒员工填写信息并完成签署。

3. 签署： 员工在线填写个人信息、完成实名认证和电子签名，企业端可通过授权印章自动落印。

4. 归档： 签署完成后，合同自动归档至员工档案和合同台账，签署状态同步至人事系统。

方案亮点

批量发起： 支持1000份合同一键发起，招聘季、续约季等高峰场景可快速处理。

模板合成： 员工花名册、入职登记表字段可自动填充合同模板，减少二次录入。

自动落印： 企业印章提前授权给EHR系统，审批通过后通过接口触发自动盖章。

场景三：证明离职在线办理

使用场景

员工证明开具、合同续签和离职文件办理频繁，线下盖章与权限关闭容易遗漏。涉及合同：在职证明、收入证明、离职证明、解除劳动合同文件、续签协议。

业务流程

1. 发起： 员工在服务中心提交证明申请，或HR在系统中对待离职员工发起离职文件签署。

2. 通知： 系统按流程通知HR、员工和相关审批人处理证明、续签或离职文件。

3. 签署： HR确认模板与员工信息后发起签署，企业端根据模板规则自动落章，员工在线确认。

4. 归档： 文件签署完成后自动归档，员工可在服务中心查看下载，离职后同步关闭相关账号权限。

方案亮点

模板预设： 离职证明、在职证明等文件可预设底板、签署方、签署区域和指定企业章。

履约提醒： 合同到期前可按未来30天等规则提醒HR续签，降低漏签和过期风险。

权限联动： 离职流程中同步处理账号关闭与文件归档，避免人员离开后仍可访问系统。

亮点功能

功能一：模板管理

功能介绍

统一维护劳动合同、证明文件、保密协议等模板。模板可配置填写控件、签署区域、签署顺序和授权范围，模板调整后同步给业务人员使用，减少版本混乱。

应用效果

• 合同拟定效率提升 80%（预估）
• 模板维护成本降低 60%（预估）
• 合同版本误用风险显著下降

功能二：信息采集

功能介绍

通过信息采集器在线收集员工、候选人和经销商等信息。采集字段可与合同模板控件关联，收集完成后自动合成待签文件，减少线下表格整理和重复录入。

应用效果

• 信息采集周期缩短 70%（预估）
• 人工录入错误率降低 80%（预估）
• 员工档案与合同信息同步更完整

功能三：批量签署与履约提醒

功能介绍

批量发起、批量签署、批量管理覆盖招聘季、续约季和蓝领用工高峰。合同到期、转正、续签等节点可设置提醒规则，并指定负责人接收通知。

应用效果

• 1000份合同可一键发起
• 大批量签署任务处理效率提升 85%（预估）
• 合同续签遗漏率降低 70%（预估）