合同全生命周期智能签管，亚细亚瓷砖打通供销与财务协同

公司介绍

亚细亚建筑材料股份有限公司是一家集产品研发、生产、营销、服务于一体的平台型陶瓷制造企业，曾为人民大会堂、CCTV 新大楼、钓鱼台国宾馆、上海东方明珠塔、上海中心大厦、新加坡机场、大兴国际机场等地标项目提供瓷砖产品，并与万科、苏宁置业、碧桂园、中骏、华润等房企建立长期合作关系。

作为瓷砖行业头部品牌，亚细亚瓷砖持续通过信息化、数字化手段推进企业创新转型。供应商合同、经销商合同、销售合同等文件贯穿采购、销售、供应链、财务和法务管理，合同管理效率和风险控制能力，直接影响企业日常办公、业务扩张和经营数据协同。

挑战

1、合同数量庞大类型繁多，流程难以统一收口

亚细亚瓷砖日常业务运行中会产生大量供应商合同、经销商合同、销售合同等文件，合同数量庞大、类型繁多。不同业务部门、法务部门和财务部门围绕合同进行协作，如果缺少统一流程，容易出现合同漏审、错审等风险。

合同流程不能统一收口时，企业很难对合同从起草、审批、签订到履约的全过程进行连续管理。对于快速扩张的制造企业来说，这会削弱合同管理对业务运营的支撑能力，也会增加风控难度。

2、合同范本和相对方资质管理不足，起草与审核效率受限

传统合同管理方式下，合同拟写范本缺少标准化，业务人员很难快速匹配企业商业需求生成合规合同。同时，合同相对方资质审查不足，也会让企业无法及时确认客户、供应商、经销商等合作方是否存在风险。

在供应商和经销商体系复杂的制造业场景中，合同起草不仅要调用项目信息、相对方信息和标的物信息，也要确保合同条款、审批路径和风险审查符合企业管理要求。缺少系统化支撑，会让法务审核与业务推进都变得低效。

3、用印履约和跨部门协同分散，合同数据难以沉淀

合同审核不够严格、用印管控困难、盖章记录无法查询追溯，会给企业带来用印风险。合同签订后，如果缺少履约追踪机制，续约、变更、补充、终止等行为也难以被规范管理。

围绕合同流转，业务、法务、财务人员需要紧密协同。若合同信息无法与客户/供应商管理系统、OA 系统、结算模块等业务系统打通，企业就难以形成完整合同台账，也难以将客户、业务、资金、发票等经营数据沉淀为可视化管理依据。

方案

1、建设合同全生命周期管理平台

亚细亚瓷砖引入合同智能管理解决方案，从合同管理入手，打通客户/供应商管理系统、OA 系统、合同管理系统，建立合同、法务一体化的合同全生命周期管理平台，支撑企业日常办公需求和业务运营效率提升。

该系统覆盖相对方管理、范本管理、合同准备、合同起草、合同审批、合同签订、履约管理、合同终结等功能，将合同从诞生到完结的每个阶段纳入统一管理，让企业从合同事务处理转向流程化管控。

2、规范合同起草审批与在线签署

在合同相对方管理环节，相对方登记审核通过后，信息同步到亚细亚客户/供应商管理系统，起草合同时可以直接调用客户、供应商信息。合同起草环节则实现合同分类和审批流程的在线规范化、标准化管理，项目信息、合同相对方信息、合同标的物信息可关联调取。

在合同签订环节，合同可在线完成签署，最快 1 分钟即可完成。通过印章管理系统，企业能够管控用印文件、用印权限和用印次数，每一次用印信息都记录在后台，便于随时追溯查询，降低用印风险。

3、打通履约结算与经营数据协同

合同履约管理中，系统可制定履约计划，监控合同在履行过程中发生的续约、变更、补充、终止等行为，并对临近履约节点的合同进行自动提醒，便于法务提前处理争议或纠纷。

合同信息与亚细亚客户/供应商管理系统打通并同步后，可以实现付款进度管控、标的物出库情况更新和结算进度跟踪。合同签订后，合同信息同步到销售合同模块，销售发票、收款单信息可推送到 OA 结算模块，触发开票申请和收款登记流程，销售出库单也会同步回合同台账。

应用效果

智能合同管理项目帮助亚细亚瓷砖将客户、供应商等相对方信息进行批量化、线上化、精准化管理，直接提升相对方管理质量，降低合同及企业经营可能面临的风险。

合同管理从事务处理转向流程管理后，企业能够围绕合同签订前、中、后全过程进行管控，并以合同为枢纽辐射业务、法务、财务部门，提升整体运营水平。合同在线签署最快 1 分钟即可完成，也显著提升了签订效率。

在完成合同业务流程建设的基础上，系统沉淀的大量合同数据可以支撑客户、业务、资金、发票等管理要素的可视化呈现，实现经营数据共享，让合同管理从重业务处理进一步走向数据驱动。