供应链文件线上签，贵州合力超市为采购结算与招商合同减负

公司介绍

贵州合力超市集团创建于 2000 年，主营业务包括合力超市、合力购物广场、合力美食广场等。经过 21 年发展，合力已在贵州全省 9 个市、州开设近百家超市门店，拥有万余名员工，是贵州省内规模最大的本土连锁零售企业。

在超市行业，供应链是企业运营的生命线。贵州合力超市门店数量多、供应商分布广，采购结算单、外租招商合同等文件需要在总部、门店、供应商和外租品牌商之间高频协同，合同签署与单据管理效率直接影响供应链运转和业务伙伴体验。

挑战

1、供应商分布广，纸质结算单流转费时费力

在供应链采购场景中，贵州合力超市与供应商完成货品采购后，需要先核对货品、货款明细，形成货品结算单，并由供应商加盖公章，随后才能进入开票、付款等流程。

由于合力超市拥有近百家门店，供应商数量庞大且分布在全国各地，传统纸质文件往来费时费力，容易影响采购结算效率，也增加双方沟通和单据流转成本。

2、线下单据存放管理不便，查询归档压力较高

采购结算单、招商合同等文件在纸质模式下需要人工收集、保管和归档。随着门店、供应商和合同数量持续增长，线下单据存放管理会变得越来越分散。

当业务人员需要查询历史单据、核对结算信息或追溯合同状态时，纸质资料的查找和调阅效率有限，也不利于企业对供应链文件形成统一管理。

3、外租品牌来自全国各地，招商合同周期较长

除零售业务外，合力超市门店还设置黄金珠宝、钟表、眼镜、化妆品等众多品类的外租区域，并面向全国优质品牌招商外租。

外租品牌商分布在全国各地，双方签署纸质招商合同仍需要来回邮寄，合同起草、修订、审核、盖章和归档都依赖线下流转，导致合同周期漫长，影响合作体验。

方案

1、采购结算单在线生成与电子盖章

贵州合力超市在供应链环节引入电子签署能力。供应商登录平台并完成首次实名认证后，合力超市即可在线生成结算单，双方核对货品与货款明细后，由供应商在线加盖电子签章。

通过将结算单盖章迁移到线上，采购结算流程能够无缝衔接线上开票、付款等后续环节，减少纸质文件往返和人工跟进。

2、招商合同全流程迁移到线上

在外租区招商场景中，合力超市与外租品牌商达成合作意向后，将招商合同的起草、修订、审核、盖章、归档环节从线下转移到线上。

线上签署能力让异地品牌商无需依赖纸质合同邮寄即可完成合同确认，有助于压缩招商合同流转周期，并提升业务伙伴的合作体验。

3、自动归档与数据存证完善合同管理

采购结算单完成电子盖章后，单据可在后台自动归档，便于合力超市与供应商双方后续查阅。招商合同等电子文件也能随签署流程沉淀到线上，减少纸质档案保管和人工检索压力。

同时，电子数据存证服务基于区块链等技术，对签署后的电子合同、账单等电子数据进行自动加密存证，为后续核验、追溯和风险防控提供更完整的证据支持。

应用效果

在供应链采购场景中，贵州合力超市实现货品结算单在线生成、在线核对和在线盖章，盖章后的单据在后台自动归档，便于双方随时查阅，大幅提升供应链运转效率。

在外租区招商场景中，招商合同的起草、修订、审核、盖章、归档环节从线下转移到线上，合同签署周期从原来的数天缩短到几分钟，显著提升业务伙伴的合作体验。

通过电子合同和电子数据存证，合力超市及其业务伙伴签署的合同、账单等电子数据能够自动加密存证，帮助企业规避潜在业务风险，并为采购合同、人事合同等更多场景的全程电子化打下基础。