年签10万+份，立白集团打通人力与物流线上签

公司介绍

立白集团是中国民族日化领军企业，创建于 1994 年，总部位于广州市，在全国拥有 9 大生产基地、30 多家分支机构、1 万多名员工，营销网络与生产布局庞大。公司较早启动企业信息化建设，1998 年开始基础电算化，2018 年进入数字化智能化阶段，全面数字化运营已成为集团战略目标之一。

围绕“1+2”企业战略，立白集团希望通过全面数字化运营赋能合作伙伴。疫情期间，线下盖章和签署更加不便，集团在人力资源管理、经销商物流等场景中需要统一处理员工劳动合同、入职协议、物流签收单、对账单等文件，同时兼顾身份核验、签署安全、系统对接与在线归档。

挑战

1、员工合同纸质签署流程长，HR 事务性负担重

在人力资源管理场景中，HR 需要逐一与员工签署纸质合同，涉及审核、打印、沟通、签署、归档、调阅等大量手工操作，劳动强度大，重复劳动率高。员工分散各地时，异地签署还需要来回寄送，平均一份合同签署耗时 2-15 天，快递成本耗费 10-20 元。

纸质签署也难以做到全程监督，存在假冒代签风险，错签、漏签处理麻烦。员工数据流程无法全程归集到 eHR 系统中，容易形成断档，不满足集团数字化战略管理要求。

2、物流签收人员不固定，单据回收与结算依据难管理

经销商物流场景涉及第三方物流司机、经销商员工等多类签署方，人员不固定。传统纸质签署方式下，现场缺少统一监督，签署安全性存疑，一旦出现假冒代签，可能带来较大的法律和经济风险。

物流签收单完成签署后还面临回收难的问题，而立白集团需要以这些单据为依据，定期与物流运输公司进行结算。纸质单据分散流转，会增加后续查找、核验、结算和留痕管理的压力。

3、集团级信息安全要求高，多业务系统需要灵活适配

立白集团对信息安全、隐私保护和集团信息化管控有严格要求，各业务线涉及新入职员工、第三方物流司机、经销商员工等众多签署相关方，对人员身份真实性核验、签署安全性和文件可追溯性要求较高。

同时，人力资源管理与经销商物流属于不同业务系统，签署能力需要分别适配 eHR 系统和经销商管理系统。如果缺少统一能力支撑，线上签署、数据归档、后续调阅和证据留存就难以形成稳定闭环。

方案

1、以混合云方案接入 eHR 系统，实现员工文件线上签署

立白集团采用e签宝混合云解决方案，将线上签署能力部署并对接到集团 eHR 系统中。员工劳动合同、入职协议可以全程线上签署，HR 可在人事系统中一键批量发起签署，针对暂时忘记签署的员工也可一键催签，减少反复沟通和人工跟进。

签署完成后，相关文件直接在线归档，员工入职信息数据统一归集到 HR 系统中，帮助人力资源流程从纸质流转转向全程数字化管理。

2、对接经销商管理系统，支撑物流签收与对账文件在线办理

在线上签署能力接入经销商管理系统后，物流签收单、对账单等文件均可在线签署。承运商在立白集团经销商管理系统中接单，安排司机运输到相应地点后，可与验货人完成无纸化线上签署。

工作人员可通过手机接收签署通知并完成签署，签署后的物流签收单一键存储在经销商管理系统中，后续可随时调阅，降低单据遗失和结算依据缺失的风险。

3、通过身份核验、意愿认证与可信存证完善证据链

线上签署流程依托e签宝实名认证能力保证签署各方身份真实性，用印前进行意愿认证，并对签名结果加盖时间戳。平台同时提供事件证书、区块链证书，用于固化签名结果，保障签署安全。

这些能力可在多个子公司复用，帮助集团在不同业务场景中沉淀一致的身份核验、签署留痕、在线归档和证据保存能力，提升跨系统、跨组织协同中的合规可信度。

应用效果

应用e签宝电子签名方案后，立白集团在人力资源管理场景中实现员工劳动合同、入职协议全程线上签署，每年应用体量达到 10 万+份，打印、快递费用均为 0。HR 可在人事系统中一键批量发起签署，上百份合同最快 1 分钟即可签完，并可通过一键催签减少沟通成本。

签署完成后的员工文件直接在线归档，入职信息数据统一归集到 HR 系统中，减少纸质文件流转造成的数据断档，支撑集团全程数字化运营管理要求。

在经销商物流场景中，物流签收单、对账单等文件可在线签署并一键存储在经销商管理系统中，支持随时调阅、不易丢失、有据可查。线上签署能力也为立白集团后续拓展更多数字化业务场景提供了基础。