70+城市员工劳动合同线上签，丝芙兰统一人资签署与安全存证

公司介绍

丝芙兰 Sephora 是全球知名高端美妆零售品牌，1969 年由 Dominique Mandonnaud 创立于法国。2005 年进入中国市场后，丝芙兰持续甄选国际知名品牌，并孵化新锐小众品牌，以多元化产品和线上线下渠道为中国消费者提供美妆体验。

截至 2020 年 9 月，丝芙兰在中国 77 个城市开设 260 多家门店，并搭建官方网站、官方 APP、微信小程序、天猫旗舰店和京东旗舰店等线上渠道，覆盖全国 800 多个城镇。广泛的门店与员工分布，让跨区域人员管理、劳动合同签署和人资流程协同成为数字化运营中的关键场景。

挑战

1、员工分布广，纸质劳动合同签署链路长

丝芙兰员工分散在全国各地，劳动合同在完成内部审批后，还需要逐份打印并快递给员工。员工签署完成后再寄回总部，合同流转高度依赖纸质文件和物流往返。

在这种模式下，平均签署一份合同需要 2-15 天。随着门店与员工规模扩大，纸质签署逐渐难以满足跨区域人资管理对效率和及时性的要求。

2、快递和人工跟进成本高，HR 协同压力大

纸质合同每份快递成本高达 10-20 元，且合同寄出后仍需要 HR 实时跟进签署进度、反复询问和催办。看似单次成本不高，但叠加大量员工合同后，会形成持续的运营负担。

丝芙兰需要一种更高效、低成本的人事管理方式，让合同审批、发起、签署和进度跟踪从线下流转转向线上协同。

3、文件安全和异地代签风险需要同步控制

作为大型集团企业，丝芙兰对安全有严格要求，明确要求在线签署过程中合同文件不能出本地，同时还要保障内外部人员使用流程顺畅。

劳动合同涉及异地签署时，总部 HR 无法当面监督门店员工完成签署，传统纸质模式存在假冒代签风险。一旦发生冒签、篡改或抵赖，企业可能面临法律和经济损失。

方案

1、将劳动合同审批和签署流程整体搬到线上

丝芙兰将劳动合同审批、发起和签署流程接入线上签署能力。合同在 eHR 系统中完成审批后，无需再打印和邮寄，HR 可以一键批量发起签署。

员工收到签署提醒后，通过线上链接即可完成合同签署。HR 也可以在系统中实时查看签署进度，并对未及时完成的员工一键催签，减少人工沟通和线下追踪。

2、通过混合云方案对接 eHR 系统，保障文件不出本地

结合丝芙兰既有数字化建设现状和安全要求，项目采用混合云方案，并部署对接到丝芙兰 eHR 系统中。文件、隐私数据和操作痕迹保留在本地环境内，满足集团对数据安全和文件流转边界的要求。

这种对接方式让合同签署能力嵌入原有人资流程，既保留员工与 HR 熟悉的系统入口，也避免额外切换平台造成流程割裂。

3、引入实名认证、意愿认证和区块链存证

每位员工在线签署劳动合同时，都需要完成严格的实名认证和意愿认证，用于确认签署人身份和真实签署意愿。

签署过程中的关键动作会形成可追溯记录，并通过区块链存证固化签署主体、签署内容和操作过程。后续如需核验或举证，企业能够基于完整证据链回溯和验证，降低冒签、篡改和抵赖风险。

应用效果

上线后，丝芙兰的人资劳动合同流程从纸质往返转为线上闭环。原本平均需要 2-15 天的一份劳动合同签署流程，被压缩为在线审批后直接发起；上百份劳动合同最快 1 分钟即可完成签署，纸质快递成本降为 0。

HR 可以实时查看签署进度并在线催签，减少反复沟通和人工跟进压力。对分布在 77 个城市、260 多家门店的员工管理而言，线上签署让跨区域合同办理更加及时、透明。

在安全与合规层面，混合云部署满足文件、隐私数据和操作痕迹不出本地的要求；实名认证、意愿认证和区块链存证则为劳动合同签署提供可验证证据链，帮助丝芙兰降低异地签署中的冒签和法律风险。