电子公文无纸化归档，四川省档案馆推进档案管理数字化

公司介绍

四川省档案馆承担档案资源接收、保管、利用、信息化建设和公共服务等工作，是四川省推进档案治理现代化和档案公共服务能力提升的重要机构。

2021 年 6 月，中办、国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，提出加强电子文件归档和电子档案移交接收，推动数字档案馆建设。四川省档案馆积极响应档案信息化建设要求，围绕电子文件归档、电子档案管理和电子公文标准化处理，对现有档案业务流程进行优化升级。

挑战

1、电子文件归档需要全流程可信保障

电子公文归档不仅是文件保存动作，还要确保公文在收发、流转、归档过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。对于档案馆而言，电子文件从形成到利用的每个环节都需要可验证、可追溯。

在传统电子档案存储模式下，如果缺少统一的电子印章、数字签名和验证能力，文件主体身份、签署意愿、内容完整性和后续查验都容易分散在不同环节中，难以满足电子档案长期管理要求。

2、OA 公文处理与归档格式需要统一标准

四川省档案馆日常电子化办公和审批依赖 OA 协同办公系统，公文处理过程中会形成处理表单、公文正文等多类电子文件。进入归档环节时，这些文件既要符合国家规定的公文样式和生效要件，也要保留齐全的元数据。

如果公文格式、元数据、签名、封装和备份能力没有形成统一标准，后续整理、拆分、合并、移交和利用都会增加操作复杂度，也影响电子档案管理的规范性。

3、信创环境下的电子印章应用要求更高

政务档案场景对系统兼容性、应用规范和密码产品技术要求更为严格。电子印章能力需要适配党政机关电子印章应用规范，并在多环境下稳定接入既有办公流程。

同时，电子公文在流转和归档中需要防篡改、防伪造、防抵赖。平台必须在不打断原有业务协同的前提下，把身份确认、电子签章验证和文档安全能力纳入统一流程。

方案

1、建设基础性电子印章管理系统

围绕四川省档案馆电子印章应用需求，建设基础性电子印章管理系统，覆盖电子文件从“形成、流转、归档”到电子档案“移交、保管、利用”的全流程电子化管理。

该系统满足日常电子化办公与审批需求，让电子公文在生成、流转、盖章和归档过程中形成统一管理闭环，为档案信息化建设提供基础支撑。

2、对接 OA 系统并统一 OFD 版式文件

通过文档转换能力对接四川省档案馆 OA 协同办公系统，将电子公文业务处理过程中的处理表单、公文正文批量转换为标准 OFD 版式文件格式。

方案同时支持符合标准的元数据添加和获取，并支持 OFD 文档拆分与合并，方便在整理电子公文过程中对公文内容进行规范处理，满足电子文件归档和电子档案管理要求。

3、用数字签名与电子印章验证保障文件安全

方案利用数字签名技术确认电子文件签署主体真实身份，防止用户抵赖；同时通过电子签章验证能力防止电子文档被篡改或伪造，确保公文收发、流转文档信息真实、完整、不可篡改。

在最终归档环节，信创 OFD 电子印章系统可对电子公文加盖电子印章，确保文档安全并实现无纸化归档。

应用效果

四川省档案馆改变了原有电子档案存储模式，实现电子公文、电子档案管理的流程规范化、数据规范化和管理规范化，让电子文件归档从文件转换、元数据处理到电子印章加盖形成更清晰的闭环。

电子公文通过标准 OFD 版式文件、数字签名和电子印章验证完成安全流转与归档，减少纸质文件依赖，实现无纸化归档，并提升日常办公审批和档案管理效率。

该实践进一步提升了公共服务效率、服务能力和管理水平，也为数字档案馆建设和新时期档案事业高质量发展提供了支撑。