人力资源全场景电子签章，雪花啤酒统一用印管控与线上归档

公司介绍

华润雪花啤酒（中国）有限公司是全国性知名专业啤酒公司，曾获世界品牌实验室发布的“中国品牌年度大奖NO.1（啤酒行业）”称号。雪花啤酒已在中国24个省、市、区营运74间啤酒厂，年产能约2050万千升，在全国啤酒行业位居前列。

伴随企业规模扩大，雪花啤酒的人力资源管理需要覆盖员工“入、转、调、离”等全周期场景，涉及劳动合同、保密协议、竞业限制协议、社保公积金异地缴纳申请等多类文件。跨区域组织、总部与分支机构协同、印章权限分配和文件归档管理，共同构成了线上签署与统一用印管理的核心需求。

挑战

1、集团规模庞大，线下用印权限难统一

雪花啤酒业务覆盖全国多地，企业内部存在较多公章管理问题。在线下办公模式下，管理人员对公章权限的掌握较为被动，印章使用需要依赖人工授权、线下流转和事后核对。

对于总部而言，各地分支公章使用权限的分配与调度同样较为困难。随着人力资源共享中心统一承接更多业务，原有分散式用印方式难以支撑集团级的标准化管理。

2、人力资源文件多，异地签署增加流转成本

雪花啤酒的人力资源签署场景覆盖“入、转、调、离”全流程，实际涉及劳动合同、保密协议、竞业限制协议、社保公积金异地缴纳申请等多类文件。

在传统模式下，不同区域员工与管理团队之间需要通过打印、邮寄、面签或人工回收推进文件签署。人员异地协同会带来往返沟通、催办和纸质材料处理成本，也容易拉长合同办理周期。

3、证书印章分散，合规举证需要完整链路

人力资源合同签署不仅关系到业务效率，也直接关系到签署人身份、签署意愿、印章权限和合同法律效力。对于集团型企业来说，数字证书、电子印章、合同模板、审核记录等信息需要被统一管理。

如果发生合同纠纷，企业还需要能够快速举证，并证明签署链路清晰、过程合规、证据可信。仅依赖线下材料归档，会增加后续检索、核验和司法举证的不确定性。

方案

1、部署电子签章系统，承接人力资源线上签署

2020年初，雪花啤酒北京总部启动电子签章项目，后续由人力资源共享中心和信息中心所在地成都继续推进。项目围绕人力资源场景，将电子签章能力与用友系统协同使用，支持员工相关合同及文件在线签署。

上线后，业务人员可以围绕入职、转岗、调动、离职等流程发起对应文件，员工或相关签署方通过线上方式完成确认与签署，减少纸质文件在不同区域之间的往返。

2、对接用友 HR 系统，形成签署管理闭环

雪花啤酒在内部网络服务器上安装部署签章系统，并将签章系统对接用友 HR 系统。电子签章系统支持集中管理电子签章、电子证书、印章审核和合同模板，使人力资源文件从发起、签署到归档能够纳入统一流程。

通过系统对接，雪花啤酒可以把分散在不同组织和区域的人力资源签署需求汇入标准化平台，提升总部对印章权限、签署进度和文件状态的管理可见性。

3、本地存储结合云端存证，完善合规证据链

在数据与印章管理上，雪花啤酒的数字证书与印章存储在企业内部服务器中，员工数字证书及印章存证托管于云端。这一安排兼顾内部数据管理要求与线上签署存证能力，有助于保障数据隐私安全并规避后期法律风险。

在线签署流程同时沉淀实名认证、意愿认证、数字证书、区块链存证等关键环节信息，形成可追溯的证据链。当发生合同纠纷或需要审计核验时，企业可以通过线上方式快速举证。

应用效果

2021年2月底，雪花啤酒电子签章正式上线，初步推广至四川省区域使用。上线后，签署的电子合同及文件类型包括劳动合同、保密协议、竞业限制协议、社保公积金异地缴纳申请等20余种，覆盖人力资源“入、转、调、离”所有场景。

通过电子印章与线上签署能力，雪花啤酒实现了公司印章统一管理，规范了印章权限和使用方式。人员可以异地完成签署，减少来回奔波，同时节约打印和邮寄合同的时间及成本。

在合规与举证层面，线上签署保留身份核验、签署意愿、数字证书和存证记录，保证合同签署关键环节合法合规。目前，雪花啤酒已经开始在全集团使用电子合同服务，推进电子劳动合同等场景的签署。